La gestión por procesos para PYMES garantiza una mejora en cualquier rubro. Esta forma de trabajo permite estructurar las actividades y definir los grupos de tareas a realizarse. También asigna un responsable para cada tarea y actividad. Si no se ordenan estas actividades puede que no se esté llevando la gestión de la empresa de manera óptima.
Debemos recordar que la gestión por procesos para PYMES mejoran la efectividad, eficiencia y los resultados de todos los que intervienen en la empresa. Así, podremos mejorar los tiempos de producción, mejorar la motivación de los colaboradores y la rentabilidad para los accionistas.
Qué es gestión por procesos para PYMES
Para definir la gestión por procesos para PYMES debemos saber qué es un proceso. Podemos encontrar diferentes definiciones. La manera más sencilla para comprenderlo es la siguiente: Un proceso es un conjunto de pasos u operaciones a la que se someten los insumos (inputs) para transformarlos en resultados (outputs).
Con ello tenemos que el proceso busca establecer un flujo de trabajo que permita que las tareas se completen de una manera óptima y eficiente. Este proceso debe ser conocido por todos aquellos que intervienen y tienen que saber todos los recursos adicionales (materiales, insumos, conocimiento, dinero, tiempo, etc) para poder lograr el objetivo.
En el caso de las PYMES, la gestión por procesos, una vez implementada, mejorará la calidad del producto o servicio, enfocándose en la mejora continua y mejorando la satisfacción de sus clientes.
Qué principios debe seguir la gestión por procesos para PYMES
Para poder implementar la gestión por procesos para PYMES debemos tener en cuenta los siguientes principios:
- La gestión por procesos está orientada a la satisfacción de nuestros clientes
- La estructura organizacional de la PYME debe ser interdependiente y no vertical
- Todos los procesos pasan de forma horizontal y se requieren de equipos multidisciplinarios
- Se busca líderes enfocados en la calidad
- La tecnología es un gran soporte para automatizar procesos
- Debemos aplicar el modelo Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
¿Cómo implementar la gestión por procesos en mi PYME?
Si buscas implementar la gestión por procesos para PYMES, deberán seguir las siguientes recomendaciones:
- La dirección de la empresa debe estar comprometida
- Debemos registrar todos los procesos que se realicen en la empresa
- Podemos clasificar estos procesos según su función
- Pueden ser estratégicos, operativos o de soporte
- Elaborar nuestro mapa de procesos
- Definir las actividades y tareas de cada proceso
- Asignar un responsable para cada proceso
- Definir los indicadores de gestión para cada proceso
- Realizar pruebas piloto antes de implementar la gestión por procesos
Beneficios de la gestión por procesos para PYMES
#1 Estandarización de actividades
Al implementar la gestión por procesos para pymes lograremos asegurar que todos los procesos se respeten y el resultado sea el esperado. Con ello no quiere decir que un proceso sea inamovible. Si las condiciones del entorno lo requiere, el proceso podrá ser modificado para ofrecer los mejores resultados posibles.
#2 Ahorra tiempo
Cuando ya se conoce cómo se desarrolla un proceso, las actividades se optimizan y se puede ahorrar tiempo y dinero. Asimismo, nos enfocamos más en alcanzar los objetivos de manera eficiente y a poder medir y mejorar nuestras actividades.
#3 Hay un responsable para cada proceso
La gestión por procesos para PYMES está enfocada también en asignar responsables para cada proceso. Esto ayuda a evitar confusiones y define las responsabilidades de cada persona dentro del proceso.
#4 Objetivos e Indicadores clave
Al gestionar tu PYME enfocándote en los procesos, podrás fijar tus objetivos de manera más sencilla. A su vez, definirás indicadores que te permitirán evaluar si el objetivo alcanzado fue de acuerdo a tus expectativas o se debe ajustar algo para mejorar.
#5 Mejora Continua y Satisfacción del cliente
Una vez que tengamos nuestros procesos estandarizados, con objetivos e indicadores, podemos realizar siempre ajustes para mejorar tiempos, ahorrar recursos, optimizar actividades, automatizar, etc. Todo esto con el fin de mejorar continuamente. Esto repercutirá en tiempos de producción más rápidos, productos finales de mejor calidad, mejor atención al cliente y por ende, clientes más satisfechos con tu empresa.
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