Para tener reuniones efectivas debemos considerar como finalidad el uso eficiente de los recursos, el aporte de ideas valiosas, consensuar acuerdos y proyectar su cumplimiento. Teniendo este enfoque, evitaremos el desgaste y frustración que generan las numerosas reuniones ordinarias mal planificadas, que en su mayoría nos dejan la sensación de pérdida de nuestro ya limitado tiempo.
El equipo de Pyme Solutions te brinda una metodología simple y efectiva para convertir tus reuniones ordinarias en extraordinarias, y así lograr poner en valor de manera óptima todos los recursos de tu empresa. Para esto, detallaremos las 3 fases que debe tener una reunión efectiva.
Cómo tener reuniones efectivas
Fase 1: Planificación
Es la primera y principal fase de una reunión efectiva, donde los aspectos a considerar son:
- Definir claramente los objetivos de la reunión. Estos deben colocarse claramente en la convocatoria. Es una muy buena práctica colocar estos objetivos en un lugar visible de la sala de reuniones sea física o virtual.
- Elaborar una agenda con los puntos a tratar que aseguren el logro de los objetivos de la reunión.
- Definir la lista de convocados. Estos deben ser los mínimos necesarios para desarrollar la agenda y deben ser notificados con la debida antelación para que preparen la información requerida durante el desarrollo de la reunión.
- Establecer la duración de la reunión. Se recomienda no tener reuniones de más de 1 hora en lo posible. De ser necesario más tiempo se recomienda tener descansos de 10 minutos cada hora y evitar sobrepasar de las 2 horas.
Fase 2: Desarrollo
Durante la fase de desarrollo se recomienda tomar en cuenta las siguientes pautas:
- Designar una persona que se encargue de hacer una minuta con los acuerdos y compromisos dejados en la reunión.
- Al iniciar la reunión deben repasar la agenda y los objetivos.
- Promover la participación de todos los participantes, siempre procurando el foco en la agenda y el objetivo. De exponerse temas adicionales, proponer otra reunión para discutirlos puntualmente.
- Hacer un repaso de lo avanzado en lo expuesto a mitad de la reunión. Esto es sumamente útil para enfocar a los expositores.
- De no llegar a los acuerdos deseados es recomendable agendar una próxima reunión y escalar a un siguiente nivel la lista de convocados para poder tomar decisiones sobre lo pendiente.
Fase 3: Seguimiento
En la última fase de seguimiento la herramienta principal será la minuta de acuerdos y compromisos generada durante la reunión efectiva. El seguimiento no solo es responsabilidad del organizador, también se debe empoderar a los participantes a que estén al pendiente del cumplimiento de los compromisos pactados. Una buena forma de lograr este nivel de compromiso es designar como responsables de cada compromiso a como mínimo un par colaboradores.
Consejos para tener reuniones efectivas
#1 Define si la reunión es realmente necesaria
Antes de convocar una reunión, pregúntate si es necesario o el tema de la reunión se puede tratar por otros medios (correos, teléfono o el chat grupal de tu equipo).
#2 Ten el objetivo claro
Lo más importante de la reunión es saber por qué estamos llevándola a cabo. Si no tienes un objetivo definido, mejor evalúa bien antes de convocar a tu equipo.
#3 Convoca solo a las personas necesarias
Muchas veces sucede que hay personas en las reuniones que no deberían estar allí, tal vez porque no les compete el tema o porque no tienen inferencia en las decisiones que se deban tomar. Por ello asegúrate que todos los asistentes cumplan una función relevante en la reunión. La idea es que los miembros de tu equipo no pierdan su tiempo en reuniones innecesarias.
#4 Planifica la reunión, ten una agenda
Tener un objetivo es vital, pero tener una agenda organizará el desarrollo de tu reunión. Debes pautear qué temas se tratarán, quiénes participarán y durante cuánto tiempo. También es bueno informar la agenda antes de la reunión, así los participantes podrán ir preparados.
#5 Respeta el tiempo de la reunión
Tener una reunión efectiva implica respetar los tiempos de los asistentes y de la misma reunión. Comienza la reunión a la hora pactada, toma el tiempo para desarrollar todos los puntos de la agenda y separa unos momentos para las preguntas y respuestas y los acuerdos de la reunión.
#6 Fija las reglas antes de la reunión
Seguramente habrá reuniones cuando los participantes tengan otros pendientes, o estén al tanto de otras cuestiones. Fija las reglas de tu reunión antes de comenzar para que puedan llevar a cabo los temas propuestos y que tengan buenos resultados.
#7 Concéntrate en la reunión, sin distracciones
Te recomendamos sugerir tomar las notas de las reuniones en libretas físicas o agendas. La tecnología nos ha brindado la facilidad de tener todo en el smartphone, pero esto puede hacer que los participantes se distraigan, ya sea porque reciban un email, o un mensaje, o cualquier notificación. Recomendamos también silenciar los dispositivos móviles o ponerlos en modo avión.
#8 Escucha Activa
La escucha activa implica prestar toda la atención necesaria en la conversación para poder entender los mensajes y dar una respuesta coherente a lo que se está comunicando. Esto quiere decir que los asistentes no solamente deben estar allí oyendo, sino que pueden tomar notas, retroalimentar o hacer preguntas.
#9 Aclara las dudas
Uno de los últimos puntos de la reunión debe ser un espacio para preguntas y respuestas. No debemos salir de la reunión con dudas, por lo que este tiempo es muy importante para que todos estén de acuerdo. No necesariamente tiene que ser al final de toda la reunión. Podemos separar unos minutos después de cada punto importante.
#10 Toma acción, que la reunión no quede en palabras
Por último, las decisiones de las reuniones deben culminar en acciones, con un responsable y un tiempo de ejecución. Sino es así, la reunión habrá sido improductiva y esto desmotivará a tu equipo.
¿Necesitas más información para tener reuniones efectivas?
En Pyme Solutions estamos seguros de que al utilizar esta simple metodología de tres fases optimizaras el uso de recursos en tu toma de decisiones, y darás un adecuado seguimiento de las mismas. Si necesitas ayuda para la mejora de tu organización y el desarrollo de reuniones efectivas, ¡contáctanos!
